Mieux gérer les stages en période pandémique et post-pandémique

Mieux gérer les stages en période pandémique et post-pandémique

Dominique Bohbot, traductrice, rédactrice, réviseure et formatrice agréée, a reçu le prix du recteur de l’Université de Montréal 2020 dans la catégorie Coup-de-cœur Initiative pour sa gestion exceptionnelle des stages pendant la pandémie. Cette dernière a généreusement accepté de partager le fruit de ses avancées avec les membres de  l’ACDEC-Québec le 15 mars dernier.

La relation triangulaire employeur / stagiaire / personne coordonnatrice de stage est au cœur du travail de la plupart d’entre nous. Dans le contexte pour le moins particulier apporté par la pandémie de COVID-19, Dominique Bohbot a souhaité revisiter ses activités à valeurs ajoutées et celles qui, au contraire, ont moins de valeur au quotidien. Son objectif : obtenir un meilleur équilibre travail/vie personnelle au moment où le télétravail modifiait grandement ses conditions de travail, notamment en raison de la du temps de déconnection qui fondait comme neige au soleil.

Première étape pour changer la donne : déterminer quelles activités sont chronophages. Évidemment, les rencontres d’équipe et les échanges courriels entre collègues ont rapidement été mis au banc des accusés.

Quelques trucs pour épargner temps et des soucis avec ces activités énergivores : préciser davantage les demandes par courriels, dater courtoisement ses attentes pour le retour d’une réponse, ajouter une «demande confirmation» de lecture à l’envoi afin de s’assurer que la demande a été reçue.

Ensuite, la conférencière a réalisé les changements suivants dans ses activités liées directement à l’accompagnement en stage :

  1. Suivis de stage : concentrer les interventions par une rencontre Teams le matin, où l’on énonce les requis généraux du stage, répétés à chaque intervention. Réaliser ensuite un appel téléphonique, enfilant les stagiaires l’un après l’autre. Pour les employeurs, distinguer les nouveaux employeurs (rencontre virtuelle Teams) des anciens (suivi téléphone) pour obtenir la rétroaction du travail de la personne étudiante;
  2. Gestion de la communication avec les stagiaires : utiliser des gabarits élaborés pour l’année entière afin d’éviter de perdre du temps à rédiger des courriels semblables;
  3. Rapports d’activités : les rédiger au fur et à mesure plutôt qu’attendre à la fin du trimestre lorsque la mémoire joue des tours et que la recherche d’information gruge du temps.

Dominique vous invite à plagier sa méthode!

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